仕事のメールを書くたびに、書き出しや敬語で手が止まっていませんか。
相手ごとに言い回しを変えていると、短いメールでも1通にけっこうな時間がかかりますよね。
- 毎回迷うメールの書き出し
- 自信がない敬語の使い方
- 相手ごとに変える言い回し
- 後回しになりがちな返信
とくに、取引先へのおわびやパートさんへのお願いのメールは、言葉選びに気をつかうものです。
私も、いつもは1通に5〜10分くらい、敬語や書き出しに迷いながら書いています。
AIに頼んでも、直すのに時間がかかりそうです。
作った例で試したら、メール4通と頼み直し1回で3分くらいでした。
この記事では、AIでメール作成する方法を、コピペで使える頼み方と一緒に紹介します。
お願い・おわび・日程調整のメールに加えて、返信を作るコツや送る前の注意点もまとめました。
無料のAIでも始められるので、夜の短い時間に、明日送る1通から試してみてください。
AIでメール作成するメリット
AIでメール作成するいちばんのメリットは、文面を考える時間が短くなることです。
伝えたいことさえ決まっていれば、整った文章はAIが用意してくれます。
とくに相手ごとに文面を変えている人ほど、助かる場面が多いはずです。
- 書き出しで迷う時間の短縮
- 敬語の言い回しのお任せ
- 何通りも出せる文の案
私が実際に試して感じたメリットを、この3つの順に紹介します。
書き出しで迷う時間の短縮
メールでいちばん時間がかかるのは、最初の1行を決めるまでです。
「お疲れさまです」で始めるか「いつもお世話になっております」にするか、相手によって迷いますよね。
AIは相手を伝えるだけで、社内向けと取引先向けで書き出しを分けてくれました。
敬語の言い回しのお任せ
私は敬語に自信がなく、毎回迷いながら書いていました。
AIに「ていねいなビジネスメール」と伝えると、「見送らせていただく」のような言い回しを自然に入れてくれます。
自分で言い回しを考えなくて済むのが、思っていた以上に楽でした。
何通りも出せる文の案
AIには、同じ内容でちがう雰囲気の文を何案でも頼めます。
私は「もう少し短く、やわらかく」と頼み直して、メール版とLINE版を一度に作ってもらいました。
相手との距離に合わせて選べるので、人によって文面を変える手間が減ります。
メール作成に使う無料のAI
AIでメール作成するなら、ふだん使うチャット型のAIで十分です。
チャット型のAIとは、ClaudeやChatGPTのように、文章で質問や頼みごとをするAIのことです。
どちらも無料のプランがあり、アカウントを作ればブラウザやスマホのアプリからすぐに使えます。
- 専用のツールが要らない理由
- このブログでClaudeを使う理由
- ChatGPTで作る場合
この3つを順番に見ていきます。
専用のツールが要らない理由
メール作成専用のAIツールもありますが、チャット型のAIでも同じように作れます。
伝えたいことを箇条書きで渡せば、件名と本文までまとめて作ってくれるからです。
シフト作りやブログの下書きにも同じAIを使えるので、覚えるツールが1つで済みます。
このブログでClaudeを使う理由
私がClaudeを使い始めたのは、頼むと作業まで進めてくれる「エージェント型」のAIを使うようになったのがきっかけです。
今はChatGPTにも同じような機能があるので、使いやすいほうを選べば大丈夫です。
そのうえで、メールのような文章は、Claudeのほうが自然でいい感じの文を出してくれると私は感じています。
ChatGPTで作る場合
ChatGPTの無料版にも同じ頼み方を貼ってみたところ、お願いのメールと返信をきちんと作ってくれました。
- 件名つきのメールの形で表示
- 2案のうちおすすめを理由つきで提案
- 返信にかみ合わない一文はなし
ただ、答えをまとめてコピーしたときは件名が抜けてしまったので、件名も忘れずにコピーします。
2案の出し方は、Claudeが「やわらかめ・しっかりめ」、ChatGPTが「親しみやすい・少していねい」と違ったので、どちらが上とは言えず、好みで選べば大丈夫です。
AIでメール作成する手順
AIでメール作成する手順は、たった3ステップです。
やることは、伝えたいことを書き出して、決まった頼み方に入れて送るだけです。
- 伝えたいことの箇条書き
- 頼み方のコピペと送信
- 読み直しと手直し
考える部分は最初の箇条書きだけなので、夜の疲れた頭でも進められます。
Claudeにはスマホのアプリもあるので、仕事の休憩中の数分でも試せます。
伝えたいことの箇条書き
まずは、メールで伝えたいことを箇条書きにします。
文章にしなくてよいので、「誰に」「何を」「いつまでに」だけ書き出してください。
- 相手と自分との関係
- 伝えたい用件と理由
- 返事がほしい日
日付や時刻をここで正しく書いておくと、あとで直す手間が減ります。
頼み方のコピペと送信
次に、下の頼み方をコピペして、〇〇のところを書きかえて送ります。
仕事のメールを作るのを手伝ってください。
【相手】〇〇さん（相手との関係）
【伝えたいこと】
・〇〇（用件）
・〇〇（理由）
・返事は〇月〇日までにほしい
【雰囲気】ていねいだけど、堅すぎない
【長さ】スマホで読める短さ（300文字くらいまで）
件名と本文を2案つくってください。
日付や数字は、私が書いたものをそのまま使ってください。
分からないところは【 】で空けておいてください。
最後の2行で、日付を変えないことと、分からないところを空けておくことを頼むのがポイントです。
こうしておくと、AIが名前や日付を勝手に作ってしまうのを防げます。
読み直しと手直し
AIの下書きができたら、送る前に必ず読み直します。
私が試したときも「午後の人手が足りず、助かります。」という文があり、何が助かるのかが抜けていました。
「出ていただけると助かります。」と直すだけで、ぐっと自然な文になりました。
メール作成プロンプト例文3選
ここからは、私が実際に試した頼み方を、よくある3つの場面に分けて紹介します。
名前や日付はすべて作った例なので、自分の用件に書きかえて使ってください。
- お願いのメール
- おわび・お断りのメール
- お礼と日程調整のメール
どの頼み方も、前の章のひな形の「伝えたいこと」を変えただけです。
Claudeの答えもそのままのせたので、どんな文が返ってくるかの参考にしてください。
お願いのメール
1つ目は、パートのAさんにシフトの変更をお願いするメールです。
仕事のメールを作るのを手伝ってください。
【相手】パートのAさん（いつもは気軽に話す間柄）
【伝えたいこと】
・10月24日（土）のシフトを、午前から午後に変えてもらえないか
・午後の人手が足りないため
・都合が悪ければ、遠慮なく断ってOK
・返事は10月21日（水）までにほしい
【雰囲気】ていねいだけど、堅すぎない
【長さ】スマホで読める短さ（300文字くらいまで）
件名と本文を2案つくってください。
日付や数字は、私が書いたものをそのまま使ってください。
分からないところは【 】で空けておいてください。
「もう少し短く、やわらかく」「LINE用に件名なしも」と頼み直すと、メール版とLINE版を一度に作ってくれました。
Aさん、お疲れさまです。【差出人名】です。
10月24日（土）のシフト、午前から午後に変えてもらうことはできそうですか？午後の人手が足りなくて、助かります。
都合が悪ければ、遠慮なく断ってくださいね。
お返事は10月21日（水）までにもらえるとうれしいです。
よろしくお願いします。
送るときは、前の章のとおり「出てもらえると助かります」に直します。
おわび・お断りのメール
2つ目は、取引先から届いた新しい商品の案内を、ていねいに断るメールです。
次のメールもお願いします。
【相手】取引先のB社のCさん（何度かやりとりがある）
【伝えたいこと】
・先日、新しい商品の案内をいただいたお礼
・今回は、予算の都合で見送ることにした
・せっかく案内してもらったのに申し訳ない
・また機会があれば、ぜひ声をかけてほしい
【雰囲気】ていねいなビジネスメール
【長さ】300文字くらいまで
件名と本文を1案つくってください。
返ってきた本文には、「ご期待に沿えず申し訳ございません」のような、自分では出てきにくいおわびの言葉が入っていました。
件名：新商品のご案内へのお礼とご連絡
B社
Cさま
いつもお世話になっております。【会社名・部署名】の【差出人名】です。
先日は、新商品のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
社内で検討いたしましたが、予算の都合により、今回は見送らせていただくこととなりました。
せっかくご案内いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
【会社名・部署名】
【差出人名】
「社内で検討いたしましたが」は頼んでいない一文でしたが、AIが足したことを自分から教えてくれたので、残すか消すかをすぐ決められました。
お礼と日程調整のメール
3つ目は、研修の講師をしてくれた人へのお礼と、次の打ち合わせの日程調整をまとめて送るメールです。
次のメールもお願いします。
【相手】本社のDさん（先日の研修で講師をしてくれた）
【伝えたいこと】
・研修のお礼。とくに「売り場の写真を使った説明」が分かりやすかった
・次の打ち合わせの日程を決めたい
・候補は 10月27日（火）14時／10月29日（木）10時／10月30日（金）15時
・どれも1時間くらい
【雰囲気】ていねいだけど、感謝が伝わる
【長さ】400文字くらいまで
件名と本文を1案つくってください。
AIは候補の日時を箇条書きにして読みやすく並べ、日付や時刻も頼んだとおりのままでした。
件名：研修のお礼と次回打ち合わせの日程のご相談
本社
Dさま
お疲れさまです。【会社名・部署名】の【差出人名】です。
先日は、研修の講師をお務めいただき、誠にありがとうございました。
とくに、売り場の写真を使ったご説明が大変分かりやすく、具体的なイメージを持って理解することができました。おかげさまで、学んだ内容を現場でも活かしていけそうです。
つきましては、次回の打ち合わせの日程をご相談させてください。
下記の候補のうち、ご都合のよろしいものはございますでしょうか。（所要時間は、いずれも1時間ほどを予定しております。）
・10月27日（火）14時
・10月29日（木）10時
・10月30日（金）15時
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
【会社名・部署名】
【差出人名】
用件が2つあるメールも、伝えたいことを並べるだけで1通にまとまります。
AIでメール返信を作るコツ
届いたメールへの返信も、AIで作れます。
返信を作るコツは、届いたメールと「返事の方向」をセットで渡すことです。
方向を書かないと、AIは相手の頼みを受けるのか断るのか分からないからです。
- 名前を伏せたメールの貼り付け
- 先に伝える返事の方向
- 気になる言い回しの頼み直し
作った例のメールで試した結果と一緒に、3つのコツを紹介します。
名前を伏せたメールの貼り付け
届いたメールを貼るときは、名前や会社名を「Eさん」「B社」のように置きかえてから貼ります。
電話番号や住所、お客さんの情報も、AIに入れる前に消しておきましょう。
返信ができたら、置きかえた名前を元に戻してから送れば大丈夫です。
先に伝える返事の方向
返事の中身は、AIに任せず自分で決めて箇条書きで伝えます。
今回は、パートのEさんから届いた「お休みの相談」のメール（作った例）に、返事の方向を3つ付けて頼みました。
届いたメールへの返信をつくってください。
【届いたメール（作った例です）】
件名：お休みのご相談
お疲れさまです。Eです。
来月の15日と16日、子どもの学校行事があるため、お休みをいただけないでしょうか。
急なお願いで申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
【返事の方向】
・15日はお休みOK
・16日は人が足りないので、午後からだけでも出てもらえないか相談したい
・無理なら、ほかの人に聞いてみるので遠慮なく言ってほしい
【雰囲気】相手を気づかう、やわらかい言い方
【長さ】300文字くらいまで
Claudeから返ってきた返信はこちらです。
件名：Re: お休みのご相談
Eさん
お疲れさまです。【差出人名】です。
お知らせありがとうございます。お子さんの学校行事、楽しみですね。
15日はお休みで大丈夫です。
16日についてですが、人手が足りない時間帯があり、もし可能であれば、午後からだけでも出勤していただくことはできそうでしょうか？
ご家庭の都合を優先していただいて構いませんので、難しければ遠慮なく言ってくださいね。そのときは、ほかの人に声をかけてみます。
急なことではないので、お気になさらないでください。
どうぞよろしくお願いします。
【差出人名】
届いたメールに月が書かれていなかったので、AIは日付を勝手に決めず「15日」「16日」のまま使っていました。
気になる言い回しの頼み直し
AIの返信には、話がかみ合わない一文がまざることがあります。
今回は、Eさんが「急なお願いで申し訳ありません」と書いているのに、AIは「急なことではないので、お気になさらないでください」と足していました。
気になる文は自分で消すか、「この一文を消して」と頼み直しましょう。
AIでメール作成するときの注意点
AIでメール作成するときに、いちばん気をつけたいのは入れる情報です。
便利だからといって、届いたメールや社内の資料をそのまま貼るのはやめましょう。
送ったあとで「まちがっていた」とならないよう、次の3つを守ってください。
- 入れてはいけない個人情報
- 自分で確かめる日付と数字
- 送る前に足す自分の一言
どれも、送る前のひと手間でできることです。
入れてはいけない個人情報
AIには、お客さんや同僚の個人情報を入れないのが基本です。
- フルネームや電話番号
- お客さんの住所や注文の中身
- 社外に出せない数字や計画
会社によってはAIの使い方にルールがあるので、先に確かめておくと安心です。
ClaudeやChatGPTでは、入れた内容をAIの学習に使うかどうかを設定で選べます。
自分で確かめる日付と数字
日付や時刻、金額は、送る前に必ず自分の目で確かめます。
今回のClaudeは頼んだ日付をそのまま使っていましたが、シフト作成の記事で試したChatGPTは締め切りを自分で決めて埋めていました。
曜日と日付が合っているかも、カレンダーで見ておくと安心です。
送る前に足す自分の一言
AIの文は整っているぶん、少しよそよそしく見えることがあります。
送る前に、相手との会話を思い出して、自分の言葉を一言だけ足してみてください。
たとえば「いつも助かっています」の一言があるだけで、いつものあなたらしい文になります。
AIでメール作成のよくある質問
AIでメール作成を初めて試すときに、気になりやすい6つの質問にお答えします。
無料でどこまで使える？
ClaudeもChatGPTも無料のプランがあり、メール作成にも使えます。
ChatGPTの無料版でお願いのメールと返信を作ったときは、上限の表示は出ず、1分ほどで2通できました。
Claudeは今回は有料プランで試しましたが、無料プランにも使える量の上限があり、5時間ごとに戻る仕組みです（2026年10月12日時点の公式ページ）。
AIで書いたメールは失礼？
AIで下書きしても、読み直して自分で送るなら失礼ではありません。
大切なのは、内容がまちがっていないかと、相手に合った言い方になっているかです。
自分の一言を足しておけば、AIらしさもほとんど気にならなくなります。
スマホだけでできる？
スマホだけでもできます。
ClaudeにもChatGPTにもスマホのアプリがあり、頼み方をコピペして送るだけで使えます。
返ってきた文は、そのままコピーしてメールやLINEに貼れるので便利です。
LINEの連絡にも使える？
LINEの連絡にも使えます。
「LINE用に件名なしで」と頼むと、少しくだけた言い方に変えてくれました。
シフト表づくりからAIに頼みたい人は、シフト作成AIプロンプトの記事で、LINEの連絡文まで作る流れを紹介しています。
頼み方は毎回打つ必要がある？
毎回打つ必要はありません。
ひな形をスマホのメモに保存して、伝えたいことだけ書きかえるのがおすすめです。
同じチャットで続けて頼めば、2通目からは「次のメールもお願いします」の一言で始められます。
どのくらい時短になる？
私の場合、いつもは1通に5〜10分くらいかかります。
作った例で試したときは、メール4通と頼み直し1回で3分くらいでした。
相手ごとに文面を考えなくて済むので、気持ちもかなり楽になりました。
AIでメール作成のまとめ
AIでメール作成すると、文面を考える時間がぐっと短くなります。
- 伝えたいことは箇条書き
- 頼み方はひな形をコピペ
- 名前と日付は勝手に埋めない指示
- 返信は返事の方向とセット
- 個人情報は入れない
- 送る前の読み直しと一言
私も、敬語や書き出しで毎回迷っていたメールが、作った例では4通で3分くらいになりました。
まずは明日送るメールを1通、この記事の頼み方で作ってみてください。
浮いた時間は、家族との時間や、前から気になっていたことに使えます。
毎晩の少しの時間で、仕事もやりたいことも一歩ずつ進めていきましょう。
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